Spelregels ombudsman voor het maken van geluidsopnamen

Als burgers hun gesprekken met ambtenaren willen opnemen, mag de overheid dat niet zomaar verbieden.

Aanleiding rapport Nationale ombudsman

De Nationale ombudsman heeft donderdag 27 november 2014 een rapport uitgebracht met daarin ‘spelregels’ voor het maken van geluidsopnamen bij overheidsinstanties. Het rapport van de Nationale ombudsman is geschreven naar aanleiding van klachten en eerdere rapporten over het maken van geluidsopnamen bij overheidsinstanties. Overheidsinstanties gaan allemaal verschillend om met verzoeken om geluidsopnamen te mogen maken bij gesprekken tussen burgers en overheden. Het lijkt mij goed dat er een heldere algemene lijn komt bij verschillende overheidsinstanties hoe om te gaan met verzoeken om geluidsopnamen te mogen maken.

Het rapport en de spelregels van de Nationale Ombudsman zijn tot stand gekomen aan de hand van onder meer een in juni 2014 door de Nationale ombudsman georganiseerde expertmeeting met het UWV, de Raad voor de kinderbescherming, Bureaus Jeugdzorg en IND.

Ook relevant voor het omgevingsrecht en algemeen bestuursrecht

Het rapport is gebaseerd op ervaringen uit het veld van het Vreemdelingen recht (IND), sociale zekerheidsrecht (UWV) en familie- en kinderrechten (Bureaus Jeugdzorg en Raad voor Kinderbescherming). Ook voor het omgevingsrecht en algemeen bestuursrecht (subsidies en handhaving) is echter heel goed denkbaar dat de wens bestaat om geluidsopnamen te mogen maken. Er is immers voldoende jurisprudentie voorhanden waarin achteraf lastig te achterhalen is welke toezeggingen wel en niet zijn gedaan. En ook in die gevallen gaat het om grote belangen (bouwtitels, subsidiebedragen, en toezeggingen over andere vergunningen).Hoewel het in die gevallen soms prettig zou zijn om over een letterlijke opname te beschikken, moet wel gerealiseerd worden dat hiermee de contacten met overheden ook steeds verder gejuridiseerd worden en daarmee niet altijd soepeler zullen verlopen. Dat is een element dat zeker afgewogen moet worden als de keuze voor geluidsopname gemaakt kan worden. Niet alleen voor burgers kan het prettig zijn om achteraf over een letterlijke opname van een gesprek te beschikken. Ook overheden die bijvoorbeeld met querulanten te maken hebben die dagelijks de overheidsorganisatie overspoelen met bezoekjes en telefoontjes kan het prettig zijn hier van verslag te hebben.

Status van de spelregels

De “spelregels” van de Nationale ombudsman zijn geen rechtstreeks geldende regels waarop burgers of bedrijven zich kunnen beroepen. Omdat de ombudsman slechts spelregels heeft opgesteld en dit geen direct werkende regels zijn moet er nog wel iets gebeuren om deze regels effectief te laten zijn. De Nationale ombudsman gaat ervan uit dat alle overheidsinstanties, die met verzoeken om geluidsopnamen te maken hebben, deze spelregels zullen uitdragen. De ombudsman zal de wijze waarop de overheidsinstanties in de praktijk met deze verzoeken omgaan, in het vervolg in ieder geval toetsen aan deze spelregels. Dat betekent naar mijn mening dat verschillende overheden beleidsregels zullen moeten opstellen of ten minste conform deze spelregels hun ongeschreven beleid uit te voeren. Er is echter geen mogelijkheid om dit af te dwingen bij overheidsinstanties, anders dan door het indienen van een klacht bij de nationale ombudsman, die weg staat echter alleen voor individuele burgers open.

In het rapport van de ombudsman wordt weliswaar niet gesproken over de belangen van bedrijven bij het maken van geluidsopnamen. Uiteraard geldt ook voor bedrijven dat dergelijke belangen er wel degelijk kunnen zijn. Aangezien de ombudsman zich echter het recht van de particuliere burger aan trekt is het niet verwonderlijk dat over de belangen van bedrijven in het rapport niet wordt geschreven. Dat laat mijns inziens onverlet dat als overheidsinstanties regels op gaan stellen over de mogelijkheid om geluidsopnamen te maken deze onverkort ook voor bedrijven zouden moeten gelden.

Spelregels voor het maken van geluidsopnamen

De Nationale Ombudsman heeft de volgende spelregels opgesteld:

Een overheidsinstantie staat het maken van een geluidsopname toe, tenzij er zwaarwegende redenen zijn dit niet te doen. In dat geval biedt zij een alternatief aan.
Een overheidsinstantie heeft op de eigen website informatie staan over het opnemen van gesprekken.
Een burger maakt van te voren duidelijk dat hij een geluidsopname wil maken.
De burger verstrekt aan de overheidsinstantie een kopie van de opname als deze dat wenst (of vice versa als de overheidsinstantie de opname maakt).
Noch de burger noch een overheidsinstantie knipt of plakt in een geluidsopname, tenzij dit wordt meegedeeld.
Noch de burger noch een overheidsinstantie verstrekt zonder toestemming van de andere partij geluidsopnamen aan derden of maakt deze openbaar.

De Nationale ombudsman meent dat op de volgende wijze met de spelregels om moet worden gegaan. Omdat er vaak een goede reden is om een geluidsopname te maken van een gesprek mag zo’n verzoek in beginsel niet geweigerd worden. Maar in sommige situaties is het niet wenselijk een geluidsopname te maken. Dan is het van belang dat de overheidsinstantie hierover met de burger aan gaat.

De overheidsinstantie dient vervolgens afspraken met de burger te maken onder welke voorwaarden de geluidsopname mag worden gemaakt, waardoor de vertrouwelijkheid blijft gewaarborgd. Hierbij kan worden gedacht aan het niet mogen knippen en plakken in de geluidsopname, het niet mogen verstrekken van de geluidsopname aan derden, het niet mogen openbaar maken zonder toestemming van de andere partij of het niet mogen verstrekken van een kopie van de geluidsopname aan de andere partij (indien gewenst). In dit gesprek komt in ieder geval ook aan de orde wat al dan niet de rol van de geluidsopname in het verdere (besluitvormings)proces zal zijn. De gemaakte afspraken kunnen vervolgens bevestigd worden in een verklaring die door beide partijen wordt ondertekend.

Conclusie

Deze spelregels betekenen zeer zeker een goede stap richting van een meer transparante overheid, maar let wel ook een meer gejuridiseerde overheid. Aangezien de uiteindelijke afspraken tussen overheid en burger (of bedrijf) weer in een ondertekende verklaring zullen worden vastgelegd. Het kan goed zijn om een opname te willen maken, maar weeg zorgvuldig de voordelen van de opname op tegen de nadelen. En dan nog maar te zwijgen over het feit dat we eerst zullen moeten afwachten hoe de verschillende overheidsinstanties deze “spelregels” uiteindelijk omzetten in eigen (beleids)regels.